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TRAVEL MANAGEMENT PROCEDURE
(System Policy 5.19)
(System Procedure 5.19.3)
罗彻斯特社区和技术学院(全球赌博十大网站)的员工有责任准确填写所有所需的表格, and shall follow all State, System, and 全球赌博十大网站 policies/procedures. System Board Procedure 5.19.3 will be in effect with the following additions.
Part 14. Credit Card Use
购买订单是支付住宿设施和机票的首选方式, 但是，如果遵循下面A和B子部分中概述的程序，则可以使用全球赌博十大网站信用卡. 员工负责填写旅行申请表, obtaining appropriate authorization for travel, 在做任何预订或要求使用信用卡之前确定估算成本. 滥用信用卡，或未能遵守以下规定的适当程序，可能导致:
o暂停或取消收费特权，及/或
o Legal action against the employee.
Subpart A. Lodging Facility Charges
购买订单是支付住宿设施的首选方式, 但需办理以下手续，方可使用全球赌博十大网站信用卡:
员工必须在商务办公室存档一份批准的旅行申请表.
-在员工初步预订住宿后, 可向商务主管或指定人员申请激活学院信用卡. The request must include the name, address, and phone number of the lodging facility, 行程的到达/离开日期和估计费用.
商务主管或其指定人员将直接与住宿机构确认预订, 并向住宿设施提供核实，具体列出信用卡上可以接受或不可以接受的费用.
-陪同员工出差的配偶或其他个人发生的住宿费用将不会在卡上支付或报销给员工.
-应确保最低的政府利率.
-信用卡只接受单人间的费用和税金, 除非参加同一个会议的多名员工共用一个房间. 员工必须支付所有其他杂费，如餐费、干洗费、电话费等., to the lodging facility at the time of checkout. 经批准的业务相关费用可通过员工费用报告流程报销.
-一些住宿设施需要提前24小时通知取消. 员工有责任遵守住宿设施预订要求，以确保国家不会招致“未到”或提前退房的费用或罚款.
员工必须在旅行结束后的两(2)天内向商务办公室主管或指定人员提交显示费用明细的住宿收据原件.
Subpart B. Airline Charges
大学员工可以选择旅行社来计划旅行安排. 员工负责预订基本符合旅行要求的最低票价. 购买订单是购买机票的首选付款方式, 但需办理以下手续，方可使用全球赌博十大网站信用卡:
员工必须在商务办公室存档一份批准的旅行申请表.
-雇员已与旅行社作出初步旅行安排后, 必须向商务主管或指定人员提交激活信用卡的请求. The request must include the employee’s name, travel agency name, address and phone number, the flight itinerary (including dates/times), and an estimation of the charge.
商务主管或其指定人员将直接与旅行社确认机票预订.
员工必须在收到机票后立即将发票原件提交给商务主管或指定人员.
Subpart C. Frequent Flyer Miles
立法规定，由公共资金支付的公共雇员累积的飞行里程必须归还给购买它们的公共机构. 所有员工在申请报销员工费用时，必须签署以下证明声明:“政府雇员和其他使用国家资金执行国家公务和乘坐商业航空公司的官员，不能将飞行里程作为自己的里程. 员工在申请差旅费报销时，必须证明没有申请过个人使用的飞行里程. Any benefits received belong to the state.“在申请报销员工费用时，全球赌博十大网站员工必须证明他们没有申请过个人使用的飞行里程. Any benefit received belongs to the state.”
Subpart D. Cancellation of Trip
In the event an employee is unable to travel, 员工必须与商务主管或其指定人员联系, immediate supervisor, 并且(如果乘飞机旅行)一旦确定旅行不进行就立即通知旅行社.
Lodging
该员工将调查退款或信用凭证的可能性，以将押金用于未来在工厂的住宿.
Airfare Vouchers When Trip Is Not Taken
该员工将调查退款或信用券(减去罚款)的可能性，以将未使用的机票用于为全球赌博十大网站员工购买另一张机票.
Date of Implementation: Spring Semester 2001
Date of Adoption: 11/28/00
Updates: 11/2/2021 (No Changes)